在庫管理システムの選び方【既存システムにCSV連携・API連携するメリットとは】

システム連携とは？

異なる複数のシステム同士でデータを共有したり処理したりできるようにすることを、システム連携といいます。
社内システム同士の連携させると次のようなメリットがあります。

今回は在庫管理システムの選び方について、システム連携の観点から考えてみました。
在庫管理システムを社内のシステムに連携させる意味、在庫管理システム連携の方法、システム連携の種類や仕組みについてやさしく解説します。

在庫管理システムを選ぶときのポイント「システム連携」

すでに販売管理システムや生産管理システム、自社基幹システムを導入している企業では、新しく在庫管理システムを導入する場合、既存システムと在庫管理システムとのシステム連携ができるかどうかを考慮する必要があります。

連携が可能であれば二重に入力作業の手間をかけることなく在庫データを活用、さらに高度な在庫管理業務が可能に。在庫管理システムを導入する効果を最大限に得ることができます。

２つの在庫管理システムを併用する理由

倉庫管理システムや生産管理システム、ERPには在庫管理機能がついていることがほとんどです。
しかし、在庫管理に特化したシステムを追加で導入し既存システムに連携して使用する企業が増えています。

在庫管理に関係するシステムを2つ導入する意図とはなんでしょうか。

在庫管理の機能を持ったシステムを併用する大きな理由は、既存のシステムが理論在庫をもとに管理するシステムというケースが多いから。

理論在庫がベースの在庫管理のシステムは、入出庫処理のミスや返品作業もれなど様々な理由により、実際の在庫数とデータベースの数字がずれてしまうという課題があります。

実在庫をもとに在庫を管理できる在庫管理システムを連携させることで、在庫のより正確な管理が可能になります。

【図解】システム同士を連携させる方法とは

システム連携方式は次の3種類があります。

それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。

①ファイル転送

ファイル転送方式では、データを送る側のシステムが必要な情報をCSV形式等のファイルに出力し、ファイルをFTPやSMB、CIFSと呼ばれる通信規格で受け取り側のシステムに送信します。

CSVデータは、データベースに使われ、エクセル等アプリケーションにインポートして、編集することが可能。互換性・汎用性に優れていて、システム間のデータ交換によく使われるファイル形式です。

ファイル転送形式はデータ容量が軽いため大量のデータ送信に適していますが、手作業で、CSVデータをダウンロード・アップロードする作業が発生します。リアルタイムでデータをやりとりしたい場合にはあまり適していません。

②API

API連携とは

ソフトウェアの一部をWEB上で外部に公開して機能や情報を共有できる仕組みをAPI（Web API）といいます。公開されているAPIを利用することで、あるソフトウェアのデータを別のシステムで活用することができ、この仕組みを利用した連携をAPI連携と呼びます。

▼【図解】API連携の仕組み

API連携方法

API機能を使えば、リアルタイムのデータ送受信が可能ですが、APIの仕様を確認し実装するには、プログラマー、もしくはプログラミングの知識を持っている人が欠かせません。

またAPI連携で接続しているシステムの機能に変更があれば、その都度プログラム改修作業が必要になります。

③メッセージ・キューイング

メッセージ・キューイングとは、直接データを交換するのではなく、一度、第3のソフトウェアにデータを預けるタイプの連携方式です。送信側・受信側ともに都合の良いタイミングでデータを受け渡しができ、頻繁なデータ送信に向いています。一方で大容量のデータ送信には向いていないというデメリットがあります。

システム連携に役立つ便利な機能

CSV自動出力機能

CSVファイルは互換性が高く、Excelはもちろん、メモ帳、メールソフト、データベースソフトなどのソフトに取り込んで簡単に閲覧、編集することができます。

在庫管理システムには、在庫データをCSVファイルとしてダウンロードできる機能が備わっている製品もあり、在庫データベースファイルを作成するために多くの現場で利用されています。

CSV形式の在庫変動データを使って、不良在庫の特定や需要予測のためのデータ分析を実施することもできます。

API自動データ連携

API機能が搭載されていると、データのやりとり作業が自動化できるため、タイムリーな確認や共有が可能です。

在庫情報の更新にかかる時間を短縮することができます。APIデータ提供で在庫情報を公開したり、精度の高い在庫引当を実施したりすることが可能。さらに在庫データの利用方法の幅が広がり、企業におすすめできる連携方法です。

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置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。