欠品【リスクと解決策、品薄・品切れを回避できた成功事例を紹介】

欠品とは？

欠品の意味と定義

「欠品（けっぴん）」とは、必要な時に必要な数量の在庫がなく、いわゆる在庫切れ・品切れを起こしている状態を指します。製造業で部材が不足すれば生産ラインの停止、医療機関で医薬品や資材が足りなければ治療やケアが滞るなど、業種を問わず深刻なトラブルにつながります。

「欠品」・「在庫切れ」・「品切れ」の使い分け

「欠品」は必要量を下回ることで業務や生産に支障をきたす在庫不足を示すビジネス用語です。

一方、「在庫切れ」は倉庫や店舗などの物理的な在庫が完全にゼロになった状態を指します。また「品切れ」は小売や通販サイトで商品が売り切れた場面で用いられ、消費者向けの文脈に根差した表現です。

いずれも必要なモノが足りない点では共通していますが、使われる状況や影響範囲が異なるため、用途に応じた使い分けが求められます。

欠品が発生する原因

 整理整頓ができていない

倉庫や保管室が整理整頓されていないと、「どこに何がどれだけあるか」が分からず、品薄や欠品になっていても気づきにくくなります。

人為的ミス（入出庫処理の反映漏れ）

入出庫の処理情報を台帳に反映する際、人の手が多く介入すると記入や入力ミスが起こりやすく、実在庫と理論在庫が乖離します。結果として、品薄や欠品を見落としてしまうことがあります。

点在する拠点の消費を把握できない

複数拠点に分散してモノを保管していると、全体の在庫把握が難しくなります。特に工場内の仮置き場やフロアごとのリネン室、施錠された保管庫などは目が届きにくく在庫が減っていることに気づかないリスクが高まります。中でも危険物や毒劇物、医薬品などは法規制上、保管場所が限られるため、在庫管理が属人的になりやすいのが特徴です。

関連記事を読む＞＞「試薬の在庫管理」
関連記事を読む＞＞「毒劇物管理」

副資材や備品の管理不足

売上や稼働に直接関わらない副資材や備品は、管理優先度が下がりがちです。カスタムサイズの梱包材や特殊な洗浄液など、すぐに調達できない物品が欠品すると、業務に重大な影響を及ぼします。

適切な消費分析の欠如

台帳や管理システムが未整備で、過去の消費履歴を分析できていないと、需要予測が甘くなり欠品に陥りやすくなります。製造業や小売業のみならず、医療・インフラ業界では信用リスクにも直結するため注意が必要です。

関連記事を読む＞＞「機会損失」

欠品にまつわるリスク

過剰在庫に陥る

欠品を恐れるあまり、モノを過剰に発注し在庫を持ってしまうケ－スもあります。これは前述の「消費分析ができていない」ことがトリガーとなり、安全在庫^※1と適正在庫^※2を正確に算出・把握できていないことから生じるリスクのひとつです。

過剰在庫を持つリスクのひとつに、消費が追いつかず使用期限切れや有効期限切れとなり、せっかく購入したモノを廃棄せざるを得ない状況に陥ることがあります。また「捨てた」ために、品薄となり急ぎで発注をかけても納品が間に合わず、結局は「欠品」に至ってしまった事例も少なくはありません。

特に医療や化学工業・食品業で扱うモノは、保存条件や使用期限が定められていたりします。そのために過剰に在庫を持つと、廃棄しなければならない状況になる傾向があるので、注意しましょう。

さらに過剰在庫に陥ると、倉庫や保管庫の物理的なスペースを圧迫するだけでなく、キャッシュフローの悪化に直結する「在庫圧迫」の状態となります。放置すると、不動在庫や不適切な在庫循環が多発し、会社の経営にも悪影響を与えかねません

※1：安全在庫とは、欠品を防ぐための在庫の下限値のこと。
※2：適正在庫とは、在庫数の下限だけではなく、上限も決めて過剰在庫を防ぐ在庫数のこと。

引用：在庫管理110版「安全在庫の計算方法と設定の注意点」（閲覧日2024年8月8日）

関連記事を読む＞＞「適正在庫」
関連記事を読む＞＞「安全在庫」

 発注プレッシャーに追われる

欠品と過剰在庫の両極端を避けようと、在庫確認や発注業務に追われてしまう担当者は少なくありません。

別業務との兼任が多い中、在庫管理業務の負担が優秀な人材に集中し、離職や業務の属人化を引き起こす恐れがあります。

関連記事を読む＞＞「発注」

業務担当者が実在庫を確認しに行く

欠品が頻発すると「台帳は信用できない」となり、製造班長や医師など本来は在庫管理業務を担わない人まで、倉庫や保管場所に足を運ぶようになります。企業全体の時間・人件費を浪費する大きなムダです。

欠品を防ぐための在庫管理システム導入メリット

「欠品」を回避するためには、以下のようなシステム化・効率化が効果的です。

入出荷データを自動反映
人為的ミスを最小限にし、リアルタイムで実在庫を管理。

拠点ごとの在庫数量を一元管理
倉庫やフロアが分かれていても、システム上で全在庫を横断的に可視化。

AIや分析機能による消費予測
自社の消費傾向を学習し、適正在庫や閾値を算出して欠品・過剰在庫を回避。

遠隔での在庫確認
現場に行かなくてもリアルタイムの在庫数や残量をチェックでき、人手不足でも管理が楽になる。

これらを徹底することで、「どこに・何が・どれだけあるのか」 を常に把握でき、欠品のリスクを大幅に減らせます。

関連記事を読む＞＞発注管理システム

関連記事を読む＞＞「在庫管理の基本」

欠品させない。重さで在庫管理する「スマートマットクラウド」は自動発注ができる！

IoT重量計を用いたスマートマットクラウドの仕組み

IoT重量計である「スマートマット」に管理したいモノを載せるだけでOK。24時間365日いつでも重量変化を捉えクラウドにデータを転送します。積載されているモノの重量から在庫数量/割合を自動で算出し、管理画面上でいつでも確認が可能です。

保管場所等に関わらず、管理画面を開けばそこに「実在庫データ」が一覧表示。今まで遠隔からは入手困難だった実在庫データを武器に、欠品を防止するための具体的な改善・解決策を講じられます。

重量で個数/割合を自動算出し表示。管理物品はマットに紐づけ

液体や粉体など数えられないモノ、小さなネジやナットなど数えにくくSKUが膨大にあるモノでも、1個（1缶/1袋）あたりの重さ^※6から個数や割合を自動算出します。より正確な実在庫データを確認できるため、欠品が生じる可能性は限りなくゼロに。

また管理物品は初期設定時に1商材、1マットに商品情報を紐づけします。管理物品を適切なマットに載せることを周知徹底すれば、自然と5s3定が整った状態となるでしょう。

※6：初期設定時に商品マスタに登録するデータのひとつ

自動で発注。閾値や発注点もAIでリコメンド

スマートマットクラウドが他の在庫管理システムと一線を画す点は、在庫の残量をトリガーとした自動発注機能。予め決めておいた閾値を下回ると、サプライヤー先に合わせたスキーム・フローで自動発注をかけてくれます。

自動発注は定期発注方式・定量発注方式の双方に対応。さらに手動発注にも切り替え可能で、在庫数量が閾値を下回ると発注アラートを送信します。

また60日分の在庫履歴がたまれば、AI学習ロジックがより最適な閾値や発注点をリコメンド。加えて予測した消費スピードを超える過剰消費があれば、管理画面などに異常アラートを迅速に送信します。

「欠品」を恐れて過剰に発注したり、発注プレッシャーに追われて本業が疎かになったり、何度も在庫数量の確認に行ったりすることはもうありません。

ひと目で分かる推移グラフで消費予測も容易に

発注や消費による在庫の重量変化を推移グラフでカンタン表示します。ハイレベルなITリテラシーは不要。だれもが分かりやすい推移グラフで消費予測を立てやすく、過剰在庫や欠品の予防に繋がるデータ活用が可能です。

また可視化されたリアルタイム在庫データの活用は、生産や業務遅延の抑制となり、さまざまな機会損失を防止。さらに不動在庫も突き止めるため、キャッシュの正常化に貢献します。

スタッフのスキル・体験の向上と人手不足の解消

スマートマットクラウドを導入することで、在庫のカウント・スキャンなど単純ながらも時間のかかる作業から人を解放。人でなくてはできない主要業務に専念できる環境を整えることで、スタッフに価値ある体験を与える職場環境や企業風土に変革されます。

またモノの流れを見える化することで、今・どこに・何が必要かをリアルタイムで把握。製造業であれば、効率の良い補充や配膳に寄与し、工程間の澱みを効率的に抑えます。その他の業界でも各拠点に点在しているモノの一括購入も瞬時に完了。大切な人材・リソースを重要な業務に回すことが可能となります。

欠品防止に成功！スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドの自動発注や発注アラート機能を効率的に活用して、「欠品」を防止し、機会損失を防いだ製造業と接患のクオリティが向上したクリニックの事例をご紹介します。

▼欠品トラブルは通知メールで解消（株式会社日立産機システム）

製造部品の欠品により、生産ラインが停止。現場作業員の手待ち時間やロスタイムなど機会損失として大きな影響が出ることがあった。スマートマットクラウドの導入で、在庫が閾値を下回った時の社内アクションが格段に早くなり欠品防止に。

続きを読む＞＞