入出庫管理【課題を解決し業務効率化を実現する方法を完全解説】

入出庫管理とは

入出庫管理とは在庫を入れる時と出す時に数量や担当者など必要な情報を記録する業務を指します。入出庫のたびに在庫数が変動するため、その都度正確に履歴を残すことが欠かせません。在庫の出し入れ作業を在庫受払と呼ぶこともあります。

多くの企業では実地棚卸の手間を軽減するために入出庫の実績から理論在庫を算出しており、入出庫管理は在庫管理全体の精度を左右する重要な業務といえます。

入出庫管理で記録する項目

入出庫管理で記録するのは以下のような項目です。

これらの記録項目は、取り扱う在庫の種類や管理ルールによって増減する場合があります。たとえば、毒物・劇物を扱う企業では、重量や使用目的まで厳格に管理する必要があるため、専用台帳への詳細な入力が求められます。

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入出庫管理の方法

入出庫管理の方法として以下の4つが挙げられます。

手書きによる在庫管理表作成

 在庫の近くに紙の管理表を置き、日付や数量などを都度記入する方法です。導入が簡単な一方で、紛失リスクや人的ミスが発生しやすいデメリットがあります。

1. エクセルを使った管理表

2. 手書きの管理表をエクセルに移行してデータ化する方法です。テンプレートを活用すればある程度の効率化が図れますが、やはり人的な入力ミスやファイル破損のリスクが残ります。

3. ハンディターミナル

4. バーコードやQRコードを読み取ることで、入出庫データを自動的に反映できる仕組みです。手書きやエクセルと比べると作業負荷が軽減できますが、機器の導入コストやスキャン漏れなどのトラブル対応が課題になります。

5. 在庫管理システム
   

6. 入庫と出庫のデータを一元管理する専用システムを導入する方法です。リアルタイム在庫の可視化や分析が可能になる反面、初期導入費用がかかる場合もあります。

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入出庫管理で生じる課題とその対処法

アナログな入出庫管理の課題

手書きの在庫管理表やエクセルのテンプレートを使った方法は、入力や記入漏れ、紛失等の人為的ミスが避けられず、実際の在庫量と管理表の数値が一致しない在庫差異が起きやすいことが課題です。

人的ミスを完全に防ぐのは難しく、欠品を回避するためにチェックに時間と労力をかける現場も少なくありません。

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バーコードやRFIDを使った入出庫管理の課題

バーコードやRFIDを使った方法は、アナログ作業に比べて効率が上がる一方で、スキャンのし忘れや通信エラーが発生したり、バーコードやタグを貼りづらい素材や形状の在庫を扱う場合には別の手間が増えたりすることがあります。

入出庫管理の課題を解消する方法

人的ミスを減らすにはバーコードやRFIDなどのデジタル手段を取り入れてリアルタイム管理を目指す方法が考えられます。ただし、ラベルの貼付が難しい在庫がある場合は重量IoTなどの仕組みを利用し、在庫を載せるだけで入出庫情報を自動取得できるようにすると効果的です。

システムやツールを導入する際は、担当者の研修や運用ルールの見直しも重要です。入出庫履歴をリアルタイムで共有できると、販売や生産計画との連携がスムーズになり、過剰在庫や欠品のリスクが大幅に軽減されます。こうした取り組みは、入出庫管理だけでなく在庫管理全般の効率化とコスト削減にもつながります。

導入ツールの比較と選定のポイント

入出庫管理を最適化する方法は、企業規模や取り扱う製品、運用ルールによって異なります。バーコードやRFIDなどのラベル管理は汎用性が高く、比較的導入しやすい一方、ラベルの貼付作業が負荷になる場合もあります。重量IoTはラベル不要で在庫を載せるだけですが、導入コストやスペースの確保が必要になるケースがあります。導入前に現状の課題と予算、運用体制をしっかり洗い出すことが選定の第一歩です。

重さで入出庫履歴を記録する重量IoTの仕組み

当社の重量IoTを搭載した在庫管理ツール「スマートマットクラウド」は、在庫をただ載せるだけで重量変化を捉え、入庫や出庫を自動的に記録します。これにより、従来のような手動での入力ミスやスキャンし忘れを防ぐことができ、在庫数をリアルタイムかつ正確に把握できます。 

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