歯科医院の発注ノート｜手書きのノートによる在庫管理の課題を解決する方法とは？

歯科医院での発注ノートを使った在庫管理

診療材料や備品の在庫管理に手書きの発注ノートを使っている歯科医院やクリニックは多いのではないでしょうか。
必要なものはノートだけという手軽な方法で、現在でも多くの歯科医院で採用されている発注スタイルです。

今回は、歯科医院の手書きの発注ノートを使った発注方法、発注ノートを使うメリットとデメリット、発注ノートに代わる在庫管理システムの選び方について解説します。

最後に手書きの発注ノートの課題を解消する今、話題のIoT、DXツールについてもご紹介しますので、ぜひチェックを！

発注ノートの書き方と運用方法

発注ノートの書き方

発注ノートによる管理とは、発注が必要な物品の名前を専用のノートに書き出して管理する方法です。病院ごとに運用方法は異なりますが、大きな流れは次のようになっています。

発注ノートによる発注の難しさ

発注ノートを使った発注は、当事者以外にはシンプルで簡単なように見えるかもしれません。実際には、注文する在庫がそれぞれ残りがいくつになったタイミングで記入するのか、どこに発注するか、という非常に細かな発注ルールがあり、スタッフ全員がルールを理解していることが前提になっています。

そのため、発注ノートを採用している歯科医院では、スタッフを採用するたびに発注ルールを教える必要があります。

発注ノートを使った在庫管理のメリット

発注ノートのメリットとは、在庫管理表・入出庫管理表の作成に労力をかけることなく発注ができることにあります。

手書きやエクセル、スプレッドシートを使った在庫管理表の作成には、時間も手間も必要です。
診療や患者対応が本来の業務である歯科医院のスタッフにとって、エクセルで自作の在庫管理システムを作り、入力するために、パソコンの前に座る時間を確保することは非常に難しいのが現状です。

そのため個人で開業している歯科医院では、現在発注ノートを利用する在庫管理方法が主流になっています。

発注ノートを使った在庫管理のデメリット

その一方で発注ノートに頼った在庫管理には下記のようなデメリットがあります。

これらのデメリットが積み重なることで、歯科医院の経営に悪影響を及ぼす可能性が高まります。
5番目のスタッフにかかる負担というデメリットは、在庫管理という観点から見ると、発注ノートだけでうまく管理できているケースが多く、院長や経営者にとって見えにくい課題です。

しかし残業時間の増加や歯科衛生士の早期退職に直結することも多く、人件費や採用費、教育コスト負担増の隠れた原因になっています。

歯科医院経営上、早期に解決するべき問題といえます。

先進的な歯科医院では発注ノートによる管理に代わり、スタッフの負担を確実に軽減できる在庫管理システム導入を優先して進めています。

発注ノートに変わる在庫管理システムの選び方

発注ノートに代わる在庫管理システムはどのような点に気をつけて選ぶと良いのでしょうか。ポイントを整理しました。

歯科向けの在庫管理システムの中には、在庫に一点一点手作業でバーコードを貼り付けたり、納品のたびにスキャナで読み取り作業をしたり、運用そのものに労力がかかるシステムもあります。

一方スマートマットクラウドには次のような特徴があります。

スタッフの負担を確実に軽減できる在庫管理システムとして、多くの歯科医院・クリニックに選ばれています。

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A6サイズ〜A3サイズまで

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。発注ノートを利用からスマートマットクラウドに切り替えて在庫管理を効率化できた事例をご紹介します。

▼材料を数える時間を1/3に抑え歯科衛生士のモチベーション向上へ（医療法人瑞翔会 栄駅前矯正歯科クリニック様）

歯科衛生士が本来の業務を行いながら在庫管理をしていたが、在庫管理が属人化していて、引継ぎが負担になっていた。スマートマットクラウド導入後は、在庫管理が自動化され、事務スタッフに任せられるようになった。また、消費量のデータを元にして、材料をどれだけ買っておけばよいか見極めもつくようになった。

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