在庫管理術
歯科棚卸の基本【効率的な在庫管理でコスト削減し経営安定をはかる方法とは？】
歯科医院の棚卸は、限られた診療時間と多様な材料・器具を抱える中で、つい後回しになりがちです。しかし棚卸の不備は医療安全の低下や経営コストの増大につながり、医院全体に影響を及ぼす可能性があります。
本記事では、効率的かつ正確に棚卸しを進めるための具体的なポイントや、日々の診療業務と無理なく両立させる工夫を解説します。手間を削減しながら正確なデータを得る方法やスタッフ間の連携を強化するコツを取り上げ、すぐに実践できるヒントを紹介します。
歯科の棚卸とは？
歯科医院やクリニックで使用する医療材料や器具、消耗品などの在庫数や状態を定期的に確認・管理する作業のことを指します。具体的には、各種歯科材料や治療器具の数・使用期限をチェックし、必要に応じて補充や廃棄を行うことで、患者さんへ安全かつスムーズな治療を提供できる環境を整えます。
歯科医院では、多種多様な材料や器具を扱うため、誤った在庫管理は診療効率の低下や医療事故リスクの増大、コスト超過につながる恐れがあります。定期的な棚卸しを実施し、適切な在庫量や消費ペースを把握することで、無駄な出費や不足を防ぎ、収益と安全性のバランスを保つことが可能になります。
歯科医院の棚卸が経営に与える影響
在庫把握によるコスト削減と効率的運用
歯科医院の棚卸は、在庫を正確に把握することで、余分な歯科材料や器具の発注を控え、経営におけるコスト削減を実現します。不要な在庫を持たないことで、在庫スペースや廃棄リスクを最小限に抑え、資金をより有効に活用できるようになります。
在庫不足がもたらすリスクと患者満足度
一方で、在庫不足が起こると必要なタイミングで材料が手元になく、診療が滞るリスクが高まります。結果、患者の満足度が低下し、医院の信頼を損なう恐れがあります。定期的な棚卸を行うことで在庫の過不足を防ぎ、スムーズな診療を提供して医院の評判やリピート率を向上させることが可能です。
キャッシュフローを健全に保ち経営を安定化
在庫管理を徹底することは、歯科医院のキャッシュフローを健全に保つうえでも重要です。適切な発注計画や在庫循環が行われれば、余剰在庫に資金が固定されることを防ぎ、柔軟な経営判断ができるようになります。棚卸への取り組みが、歯科医院の経営安定化と成長を支える大きな要素となるのです。
歯科で棚卸対象となる物品
歯科医院で棚卸する必要がある主なものは以下の通りです。
歯科材料
棚卸の対象として最初に挙げられるのは、レジンや印象材、仮封材、セメントなどの歯科材料です。消費量を正確に把握することによって、過剰在庫を防ぎながら治療に必要な分を確保できます。使用期限がある材料も多いため、廃棄リスクを低減するため期限切れになっていないか定期的なチェックが欠かせません。
医療消耗品
マスクや手袋、滅菌パック、ガーゼなどの医療消耗品も棚卸に含まれます。消耗品は患者数で使用する量が変わるため、補充予測が難しい一方、適切なタイミングで補充を行うことで診療の円滑化につながります。
器具・機材
ハンドピースやバー、ファイルなどの歯科器具や、治療用ユニットや器具用のパーツも棚卸の対象です。高価な器材や部品は在庫コストが大きくなりがちなので、使用頻度や耐用年数を考慮した管理が必要になります。必要な器具を適切なときに利用できる状態を保つことが、スムーズな診療と患者満足度の向上につながります。
棚卸が漏れやすく注意が必要な在庫は？
歯科医院の棚卸しではマスクや手袋等の日常的に使用される消耗品や、使用頻度の低い特殊器具、保管場所が分散しがちな細かい材料類が漏れやすい傾向があります。特に保管場所が複数に分かれている場合や使用頻度が低い材料は、管理の優先度が下がりやすいため要注意です。
歯科医院の棚卸の方法・やり方
棚卸の事前準備
まず在庫として管理する物品をリストアップし、分類しておくことが大切です。具体的には、歯科材料や器具、医療消耗品などをカテゴリーごとにまとめ、必要な情報（製品名・数量・使用期限など）をあらかじめ整理してください。棚卸を担当するスタッフやスケジュールを明確に決めることで、日々の診療に支障をきたさない形で作業を進めることができます。
カウントと品質チェック
リストを基に、保管場所ごとに品目を確認し、数量や使用期限をカウントする方法が一般的です。個別に数えられる器具や材料は、ひとつひとつ正確にカウントし、開封済みであっても使用可能な量を把握してください。ペースト状や液体など正確に数えられないものは、重量や容量などの目安を利用して在庫を見積もります。破損や汚染がないか、パッケージの状態や品質面も同時にチェックし、問題があるものは廃棄や追加発注の判断を行いましょう。
棚卸結果の記録と分析
棚卸しで得られた数量や使用期限などの情報は、定型のフォーマットや在庫管理ソフトなどを活用して記録すると、後で分析しやすくなります。経営者や院長と担当スタッフが共有し、在庫過多や不足が発生していないか、廃棄が必要な物品はないかなどを確認することが大切です。必要に応じて発注タイミングを見直したり、患者数や使用頻度を踏まえた在庫量の調整を行ったりすることで、ムダなコストの削減や診療の効率化につなげることができます。
歯科医院の棚卸の課題
時間とリソースの制約
歯科医院の棚卸は、日々の診療をこなしながら行う必要があるため、時間や人員を十分に確保しづらい状況に陥りがちです。患者対応を優先するうちに、棚卸作業に割ける時間が後回しになってしまい、正確な在庫把握が難しくなります。忙しさのあまり、担当者によってカウント方法が不統一になったり、記録漏れが生じたりするケースも少なくありません。
数えにくい材料・器具の管理の難しさ
歯科医院では、レジンや印象材、ファイルやバーなど、さまざまな材料や器具を使用します。開封済みでも使用できるものから、使用期限に厳密な管理が必要なものまであり、目視で数えるのが困難な場合があります。さらに、複数の場所に分散して保管されていると、過不足のチェックが一層煩雑になります。
スタッフ間の情報共有不足
棚卸しを円滑に行うためには、スタッフ間で正確な在庫情報を共有し、発注や廃棄の判断を適切なタイミングですることが求められます。しかし、判断基準が確立されておらず、共有が口頭やメモレベルでの報告にとどまっていると、二重発注や在庫不足を招くリスクが高まります。データを一元化し、誰が見ても理解できるシステムを整えることが、課題の解決に向けた重要なステップとなります。
歯科医院の棚卸の課題を解決する方法とは？
数えにくい材料や開封済みの材料でも正確に管理
ペースト状や液体など、目視で数えにくい材料は「スマートマットクラウド」であれば容易に把握できます。重量を基準として残量を測定するため、開封済みの容器でも目視だけでは不明瞭だった減り具合を正確に把握できます。棚卸の自動化によって、在庫過多や不足のリスクが軽減され、患者さんへのスムーズな治療提供にもつながります。
さらに、クラウドを介しスタッフ全員が同じデータを共有できるため、発注判断を担当者同士でスピーディーに連携できます。これまで口頭やメモでの情報伝達に依存していた在庫管理をデジタル化することにより、在庫の見える化が進み、歯科医院全体の経営と診療効率を大幅に向上させることが期待できます。
もう数えない。歯科の棚卸はスマートマットクラウドで
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。
さまざまな自動発注に対応
「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。
スマートマットは、サイズ展開豊富
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- 引き出しの中
貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。
棚卸の課題を解決！スマートマットクラウド導入事例
スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。スマートマットクラウド導入による棚卸効率化の事例をご紹介します。
この記事を書いた人
スマートマットクラウド 医療メディア編集部
医師をはじめとする医療従事者、医療業界の課題に精通している日本最大級の医療情報専門サイト 「m3.com」出身のライターが、医療業界の課題から業務効率化・DX推進までわかりやすく解説します！
【スマートマットクラウドとは？】
スマートマットの上にモノを置き続け、重さで数を数えるIoTサービスです。
ネジなどの部品、副資材・仕掛品・粉モノや液体の原材料まで、日々の在庫確認や棚卸・発注まで自動化します。
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