歯科在庫管理×バーコード【システムのメリット・デメリット、課題の解消法とは？】

従来のアナログ在庫管理の課題とは

歯科医院では、歯科材料や器具・備品、グローブやエプロンなどの消耗品、使用期限のある医薬品など多くの品目・数量の発注・在庫管理を行う必要があります。
在庫管理専任のスタッフを置いている歯科医院は少なく、歯科衛生士や受付スタッフなどが本来の仕事の合間に発注・在庫管理業務を行なっているケースが大半です。

管理方法にも課題が多く、スタッフが対象を目で見て数え、ノートやホワイトボードなどに手書きで数を記入するとアナログ管理が主流で人為的ミスが避けられない、という声が多く聞かれます。

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歯科医院のバーコード在庫管理の方法・やり方

歯科医院でバーコードを活用する際は、専用のハンディターミナルなどのバーコードスキャナーを使い、商品情報を即座に読み取れる仕組みを導入します。具体的な運用手順は以下のとおりです。

バーコードの作成・貼付

医薬品や医療材料、消耗品などでバーコードの付いていないものには、バーコードラベルプリンタなどを用意してバーコードを作成します。作成したバーコードを対象の製品に貼り付けます。

バーコードの読み取り

バーコードスキャナー（ハンディターミナル）を使って商品情報を読み取ります。

システムへの反映

読み取った情報を在庫管理システムへ転送するとシステム上で在庫状況を確認できます。

このように、　バーコード を活用した在庫管理を導入すると、日々の棚卸しや発注業務、在庫情報の確認を効率化することが可能になります。

歯科医院のバーコード在庫管理のメリットとデメリット

では、歯科医院のバーコード在庫管理にはどのようなメリットとデメリットがあるのか具体的に見ていきましょう。

歯科医院のバーコード在庫管理のメリット

在庫数の正確な把握

バーコードを読み取るだけで在庫情報がリアルタイムに反映されるため、ヒューマンエラーや記録漏れを大幅に減らすことができます。

発注作業の自動化・効率化

在庫が設定した閾値（発注点）を下回るとアラートが出るなど、システムが自動で発注タイミングを提案してくれるため、スタッフの手間を削減できます。

棚卸し時間の短縮

バーコードのスキャンで瞬時に商品情報を読み取り、データを集計できるため、棚卸しにかかる時間を大幅に短縮できます。

業務品質の向上

日常の在庫確認や発注業務でミスが起きにくくなるため、院内全体の業務品質が向上し、結果としてスタッフや患者さんへの負担も軽減されます。

歯科医院のバーコード在庫管理のデメリット

デメリット

初期導入コスト

バーコードラベルプリンタやバーコードスキャナーなどの機器類、システム導入にかかる費用が発生します。

ラベル作成・貼付の手間

バーコードの付いていない医療材料や消耗品に対しては、独自にバーコードラベルを作成・貼付する工程が必要になります。

スタッフの操作習熟

システムや機器の使い方をスタッフ全員が理解し、正しく運用するまでには一定のトレーニング期間が必要です。

トラブル時の対処

バーコードの読み取りエラーや機器の故障など、予期せぬトラブルに対してはメンテナンスやサポート体制の整備が求められます。

バーコードを活用した歯科医院の在庫管理は、正確さや効率性を高めるうえで大きなメリットがあります。一方、システムを安定運用するためには初期コストやスタッフ教育などが欠かせません。こうしたメリット・デメリットを把握したうえで、自院に合った導入方法を検討しましょう。

バーコード管理のデメリットを解消！歯科医院の発注・在庫管理を自動化する重量IoT

現場のあらゆるモノを重量IoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

バーコード管理のデメリットを上回る効率化を実現できる「スマートマットクラウド」は、歯科医院の在庫管理や発注作業をさらに自動化し、スタッフの負担を軽減する強力なソリューションです。自院の課題や規模に合わせたシステムを導入し、バーコード管理と組み合わせることで、より精度の高い在庫管理体制を築きましょう。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズはサイズ展開豊富

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

「Handy App」で歯科の在庫管理をもっと便利に

スマートマットクラウドのアプリ「SMC Handy App」を使えば、スマートマットに在庫を載せる・取るときにスマートフォンのカメラでバーコードを読みこんで、在庫情報を現場でサッと登録。

商品バーコードに情報があれば、有効期限・ロット情報も簡単登録できるようになりました。スマートマットクラウドの初期設定も「Handy App」があればクイックに完了。スマートマットのシリアルIDをカメラで読み込むだけで、簡単にマットと在庫の紐付け登録ができます。

【Handy Appの機能】

次の章では、実際にスマートマットクラウドを導入した歯科医院の導入事例をいくつかご紹介します。

スタッフの労力やミスを削減！スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院に導入いただいています。導入をきっかけに（歯科衛生士の業務削減効果があった）事例をご紹介します。

▼バーコード管理の課題を解消し、発注・在庫管理を自動化（鹿児島セントラル歯科）

バーコードを利用した在庫管理は、思っていたよりも運用の手間がかかるうえ、毎回バーコードを通すのを忘れてしまったりと、手間がかかる割にはミスが発生していました。スマートマットクラウドを導入後は、運用にストレスや手間もなく、発注・在庫管理を完全自動化。本来の仕事に集中できるようになりました（園田院長）。

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