物品請求方式｜医療材料管理を効率化。煩雑な物品請求書作成を省略する方法とは

物品請求方式とは？

病院で行われる物品請求方式とは、

・決められたタイミングで使用した医薬品や医療材料の数を数える

・物品供給の担当者に物品請求書を提出し、補充を依頼する

方式のことをいいます。

病院では医療に必要な物品を部門ごとに、保管する数（定数）をきめて、揃えておく定数管理が基本になっています。

定数管理を採用することで、現在の在庫量から使用した数（＝物品の消費量）を簡単に把握することができます。

定数管理と不足している数を補充する物品請求方式を併用することで、在庫切れを回避しつつ、過剰在庫にならない数を部署ごとに揃えておくことが可能になります。

病院の物品請求の流れ

病院で行われている物品請求の方法を確認しておきましょう。

●物品請求の手順

物品請求書の書き方

物品の補充が必要な時に、供給部署に提出する書類を物品請求書と呼びます。
物品請求書の書き方は、病院ごとに異なり、フォーマットが決められていることがほとんどです。
物品請求書では、基本的には、以下のような項目が網羅されています。

項目のうち特に注意が必要なのは、「規格・型番」です。

医療材料は、類似品や後継製品が多いため、物品を特定できる製品番号・サイズ・色を正確に記入する必要があります。製品番号がある場合は記載した方が間違いがありません。

物品請求カード

物品請求には、今ある在庫を把握する残数確認作業が伴います。
短時間で物品補充依頼ができるよう、物品請求カードというものを使用している病院・クリニックがあります。

物品請求カードとは、自動車製造のトヨタで行われているかんばん方式をもとにした方法です。
物品にあらかじめカードやシール（物品請求カード・SPDシールともいう）を取り付けておき、使用時にはずして回収ボックスに入れる、という方法です。

残数のチェックや手書きで物品請求書を作成しなくても補充依頼ができる点が、物品請求カードを使う大きなメリットです。

一方で、現場の全員でミスなく正確にカードを取り扱わないと正しい運用ができない、物品請求カードやSPDシールが紛失することがある、というデメリットがあります。

物品請求方式の課題

物品請求方式そのものにも課題があります。元々は、定数管理と物品請求方式は、医療現場にかかっている物品管理の負担を軽減するために始まりました。
しかし年々医薬品、医療材料ともに種類が増え、管理にかかる時間も増加傾向にあります。
あらためて、物品請求方式における課題をまとめてみました。

医療従事者を物品請求の手間から解放するIoTシステム

スマートマットクラウドは重さで在庫を検知する仕組みの在庫管理システムです。
重さを定期的に計測し、あらかじめ設定しておいた値を下回ったら、メールアラートや自動発注できる仕組みです。在庫数の変動はクラウド上に自動保存されますので、在庫数の確認は管理画面上で完了。手書きで物品請求書を作成する必要がなくなります。

• 物品管理・発注の効率化
• 本業の医療に専念
• 物品管理の教育や採用コスト削減
• 欠品防止による医療の質の向上
• 医療スタッフにかかる作業負担軽減
  
  

病院・クリニック様に以上のような効果を実感していただけます。

スマートマットクラウドで在庫管理を自動化

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A5サイズ〜A3サイズまで

• 倉庫室のラック上
  
  
• 診療エリア備え付けの棚の中
  
  
• 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

医療材料管理を効率化！スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの医療機関に導入いただいています。導入をきっかけに医療材料管理を自動化した事例をご紹介します。

▼発注ノートからの脱却!!院内在庫の発注自動化と発注一元化を実現（MI総合歯科クリニック）

・将来の人手不足に備えた採用企画の一環として、スタッフの働きやすさを考慮し、DXを進めた。発注ノート脱却を目標に掲げ、発注の自動化・クリック注文・入管管理と在庫管理業務を一元化できた。

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