在庫管理・発注を自動化し、余分なコストや欠品、機会損失を削減。スタッフに心の余裕が生まれ、顧客体験の最大化に
谷村皮フ科
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Q.スマートマットクラウド導入前の在庫管理や発注の課題を教えてください
過剰在庫を適正化し、有効活用したかった
過剰在庫を抱えていたことを大きな問題点として認識していました。過剰在庫を抱えるということは、それだけ在庫スペースを取っているということです。
在庫を適正化して、バックヤードのスペースが空けば、今まで管理していなかった物が置けるのではないか？そういった物の在庫管理もできるのではないか？と思うようになりました。
また、忙しい業務の中、在庫スペースを見られる範囲は限られてくるので、検索性を上げなければならないということも課題でした。
在庫を適正化し、どこに何を置いているか、すぐに分かるようにしたかったですね。
スマートマットクラウドで管理している様子。消耗品や美容商品は品目や種類も多いため、発注先も数カ所に及びます
診療後に行う発注業務が残業代という余分なコストの原因に
スタッフは、診療後に在庫管理や発注を行わなければならないため、残業代という余分なコストが発生してしまうことも多かったですね。
また、院長は診療だけに専念しているクリニックもあるかもしれませんが、当院では私自身が診療後に、スタッフの飲み物や日用品（トイレットペーパーなど）の発注を行っていました。私が発注ミスをしたせいで、在庫切れが起きたケースもありました。
発注ミスによる在庫切れが診察に悪影響を及ぼすことも
他にも、アルバイトのスタッフに任せて、発注ミスなどが起きることもあり、例えば、美容などで使用する薬が在庫切れのため、施術を断らなければならなかったということも。
そこでスタッフを叱るのは筋違いです。怒ってもモチベーションの低下など悪影響を及ぼすだけです。
あくまでもこういったミスは経営責任、そのためにも課題を解消して改善することが急務だと考えました。
Q.スマートマットクラウドを導入しようと思ったきっかけを教えてください
教育コストや負担を考えると、自動化が最善策だった
すでにお話した発注ミス、欠品による患者様への影響を回避したかった、スタッフや私自身の発注業務の負担を解消したかった、ということに加えて、在庫管理しているスタッフが定年間近だということも大きなきっかけになりました。
現在スタッフは60才、5年後には定年を迎えるため、その間に権限委譲をしながら下の人材を育てるか、それとも新たに在庫管理をまかせられるような人材を採用するか…という方法を検討しました。
教育コストや負担を考えると、やはりシステム導入により自動化するのが最善の解決策だという結論に至ったわけです。
発注を任せられるような優秀な人材には患者さんの対応に専念してもらいたかった
在庫管理は意外と重要度が高い業務です。そのため、いわゆるエース人材に任せることになります。
でも、薬の出し入れをするだけで10〜20分は現場を離れなくてはなりません。10〜20分あれば患者さん5人の対応ができます。
発注を任せられるような人材は本来、患者さんの対応に専念してもらったほうが良いと思っています。今まで診察を離れて在庫管理を行っていた時間がなくなれば、スタッフに余裕が生まれ、患者様第一に行動ができるようになるため、待ち時間を減らすことにつながります。
こういった人材は、やはり患者さまからの評判も良いですから。在庫管理・発注を自動化すれば、それが可能になると考えました。
Q.最終的にスマートマットクラウドの導入に至った決め手は？
重さで在庫管理ができるスマートマットクラウドは「オンリーワン」
重さで在庫管理をするというシンプルなシステムなのに、自分では決して出来ない、他では提供されていなかったという点です。
私自身、いろいろ調べてものすごく探してみましたが、サービスとして同じものはありませんでした。
スマートマットクラウドそのものが「オンリーワン」の存在だと感じています。
RFIDも検討してみましたが、導入の初期準備や運用も含め、スマートマットクラウドは簡単で運用が楽そうだなと。
また、御社の導入事例で同業の皮膚科の先生のインタビューを拝見したことも大きかったですね。
スマートマットクラウドは、箱や容器に入っている在庫を中身を開けることなく管理できます
Q.スマートマットクラウドの導入効果について教えてください
診察合間の発注業務がなくなり、日々の回転率がアップ
診察後や診察合間にトータルで毎日20分以上、発注業務を行っていたので、どうしても締めの時間が遅れてしまい、それが残業代の発生を招いていました。
スマートマットクラウドの導入で、発注が自動化されたため、それまで発注に費やしていた時間を本来の業務にあてることができます。日中の回転効率が上がり、結果、残業の削減につながりました。
これまでは在庫管理のスタッフが在庫がなくなったら、「＊＊を発注してください」というリストをメモに書いてそれを私に渡してくれていました。そういう手間、余計なやりとりが1つ減り、発注漏れがなくなったのはポイントが高いです。
スタッフに心の余裕が生まれることで患者さまへの対応に専念
また、私自身、診察が20時くらいに終わって、そこから在庫発注をしていましたが、それがなくなったこと。帰宅が早くなることによって、家庭での時間が増えました。この時間は「プライスレス」です。
このようにスマートマットクラウドで在庫管理・発注を自動化したことにより、私も含めスタッフに余裕が生まれるように。
余裕が生まれることで、患者さまへの対応に専念できるようになったため、待ち時間や混雑の緩和、患者さまへの対応は以前よりグッと良くなりました。エース人材が接遇することで患者さまの反応も上々です。これは当院が目指している「顧客体験の最大化」の実現だと思っています。
もちろん、発注を自動化したことで欠品もなくなり、患者さまに随時、的確な施術を行うことができるようになり、機会損失の削減にもつながっています。
Q.顧客体験の最大化を目指す先生へ
在庫管理・発注を自動化することで、スタッフに心の余裕が生まれ、接遇面にも好影響
私たちは、治療や施術を行うことで、治すことはもちろんですが、感動させなければならないと思っています。
「嫌な思いをさせない」ということが大変重要だと考えます。
- 余裕なく冷たい対応をされた
- 待ち時間が長い
- 混んでいて対応が悪い
だからこそ、この3つは絶対にあってはなりません。それには、「スタッフに余裕があるかどうか」にかかっています。余裕があれば人に優しくなれますから。
診察中のスタッフに余裕を持たせるためには、できるだけ業務を減らしてあげるしかありません。「診療後にやりましょう」では結果残業になってしまい、心身ともに負担が増すばかりです。
在庫管理や発注業務は想像以上に労力が必要であり、「欠品を起こして患者さんに影響があったらどうしよう」という心理的負担も大きい。
そのために、スマートマットクラウドで自動化し、スタッフに余裕を持ってもらえる環境づくりを行うことが経営者としての責任だと考えています。
