発注管理時間を1/3に。在庫管理改革でクリニック全体の生産性向上へ 遠隔管理で狭い倉庫内の作業をなくし時間に追われるプレッシャーも解消

スマートマットクラウド導入以前は、発注・在庫管理にどの様な問題を抱えていましたか

在庫管理業務のためにスタッフに時間外労働が発生していました。

導入以前は、医療材料の在庫管理は週に1回、曜日を決めて実施していました。午後の診療時間中に診察の合間をぬって在庫を紙ベースで確認し、発注システムからバーコードを読み込んで数を入力して発注をします。2〜3人のスタッフが、3、４時間かけておこない、終わるのが業務終了ぎりぎりになることも多くありました。

スリムな棚ではA6サイズのスマートマットが活躍

患者さんの症状によって在庫消費量が変動、在庫切れのリスクがあった

また週に1回しか在庫をみていないため、治療に使うものが緊急取り寄せになってしまうことがありました。

整形外科では来院される患者さんの症状や季節によって、1週間での在庫消費量は大きく変動します。例えば冬になると腰が痛くなる人が多くなったり、連休明けはお子さんの受診が増えたり。

途中で物品がなくなりかけてることに気づいて発注しても、「入荷まで３〜４日かかります」と言われてしまい、他のメーカーさんに電話で確認して慌てて確保する、ということが導入以前にはありました。

トイレットペーパーなどの消耗品は月1回各部署で、在庫を確認し発注していましたが保管場所が狭く確認が大変なこともあり、在庫を切らしてしまうことがありました。

発注締め切りに追われることがプレッシャーに

スタッフにかかる在庫管理での心理的な負担は、かなり大きなものでした。

発注の締め切りが夕方6時だったため、それまでにバーコードの読み込みが終わっていないと、発注自体が次の日に持ち越されてしまいます。確認作業は日中、診療時間中にもやっておかないと間にあいません。

自分で時間を見つけてチェックをするのですが、診療は日によって患者様の人数が違うし流れも異なるため、なかなか作業に取りかかれないことも。

チェックの曜日を決めその日の発注で間に合うよう医療材料の定数を決めていたので、当日中に頼めないとなると納入が遅れて、欠品となってしまいます。

「何がなんでもやらなきゃ。」というプレッシャーを感じながら作業をしていました。

導入前は焦りから、誤発注が起きることもありました。発注が必要なもののひとつ上の段のバーコードを読み込んでいて、届いてから必要なものと違うことに気づくことがありました。

スマートマットクラウドのことを知り、導入を検討する意義があると考えた具体的なきっかけは何でしたか

僕はレントゲン技師としてここに入り、現在医療総括として1Fの受付と医療部門の総括の仕事も担当しています。

医療総括に着任した当初、院長とマネージャーからはRPAを使って院内の業務効率化ができないかと相談を受けました。

エクセルの表を作るところからはじめ、試行錯誤しましたが、もともと手作業の業務が占める割合が大きいのと、パソコンを使いこなせる人が限られていたのとで、効率化できた部分は微々たるものでした。もっと生産性を高める効果が大きい部分はないかと探し、残業の要因となっている在庫管理に目をつけたのがきっかけでした。

導入コストの方が人件費よりはるかに安かった

さまざまな在庫管理方法を考えましたが、バーコードを読み込むことをはじめ人の手がかかる方法しか見つからず悩んでいたところに、スマートマットクラウドを知りました。見た瞬間に、置くだけで管理ができ誰でも扱えるため当院にピッタリと感じ、直ぐに要望書を作成しました。

僕の場合、人件費と導入コストを比較して院長とマネージャーに提案する必要がありましたが、導入コストの方がはるかに安かったので、提案がとてもしやすかったです。

コロナで患者さんが一時的に減った時期にスマートマットクラウドを導入しましたが、タイミング的にもよかったのだと思います。当院の患者さんは前年比で10〜20%増えてきているので、従来の在庫管理のやり方を続けていたとしたら、今頃てんてこまいになっていただろうと思いますね。

スマートマットクラウドをどのように運用しているか教えてください

50台の導入で手動による管理を最小限に 

スマートマットは現在50台導入しています。

整形外科なのでサポーターやコルセットの在庫が多く、サイズ別に正確に管理できる点はとても助かっています。

サポーターは特に動きが大きく消費の予測がたてにくい在庫だった

スマートマットに載せていない在庫も、手動発注機能を活用しています。ここ３年のうち発注したことのあるものは管理画面に登録し、全部で約160点の在庫を管理画面で見ることができます。

手動の在庫管理をできるだけなくすよう、発注頻度の高いものを優先的にスマートマットに載せ、それ以外の物品はなくなった時に発注するという管理体制を作っています。

自動発注は、これまで使っていたシステムと連携。従来発注を出していた卸4社すべてと連携することができました。

スマートマットクラウドの管理画面

スマートマットクラウドの導入効果について教えてください

在庫管理にかかる時間が約1/3に

在庫管理業務の効率が上がりました。これまでは大勢のスタッフが関わっていましたが、作業をする人数自体も少なくなりました。

時間は簡単に計算するといままで在庫管理にのべ月間20時間かかっていましたが、それが今は1/3以下になっていると思います。

管理業務による残業をゼロへ

手動で発注しているものも、業務時間中にパソコンを開いてその場で注文できるようになったので、在庫管理のために残業することは今はもうないですね。時間外に作業があるということは、残業代が発生することになりますので、人件費の削減もできていることになります。

スタッフの心理的・身体的負担解消効果も

スマートマットクラウドのおかげで発注に追われることがなくなり、気持ちがとても楽になりました。診療時間中にバーコードの読み込み自体がないため、誤発注も発生しません。診療に必要な在庫が足りないと患者様へ影響が出てしまうので、その点でも安心できるようになりました。

スマートマットクラウドの導入によって身体的な面でも楽になったとスタッフからは好評です。

診療の合間に階段の下にある倉庫まで移動して、物品が積まれている狭いスペースに入っていくのはかなり大変なことでした。狭い倉庫の中で腰をかがめたまま30分ぐらい数を数え続けると膝も腰も痛くなります。それがなくなって本当によかったという声が届いています。

在庫を数える中腰の姿勢がスタッフの方の負担になっていた

スマートマットクラウドの使い勝手はいかがですか。改善を期待していることがあれば教えてください

特に操作が難しいということはないですね。

私自身が引き継ぎをした時も、口頭で説明してから、基本的な操作と検索の方法、発注の仕方を一度実際にやってみるだけで、スムーズに伝えることができました。

あとはわからない時に聞いてください、という程度で簡単に引き継ぎが終わります。

今後期待する点はうちの棚が棚板の高さが変えられないので、スマートマットの厚みがもう少し薄いとでうれしいですね。重さで計算して自動発注できる仕組みがとても助かっているので期待しています。

インタビューのご協力ありがとうございました。スマートマットクラウド導入の効果は患者様が増えてきたときにはっきり現れる、というお声をいただき大変うれしく思います。さらに効率化に役立つシステム作りに注力してまいります。